Gemeente vonk

Welke lessen vallen er te trekken uit werken in isolement?

Laten we proberen we uit deze ongeziene crisis een paar inzichten te distilleren om - zodra het werkleven opnieuw een beetje normaal verloopt - de communicatie in onze bedrijven beter te maken. Inspiratie vond Erwin Van Overloop bij de zelfsturende organisaties van Frederic Laloux. 

De aanzet voor deze blogpost kwam er tijdens het webinar van Tom De Wachter (Insilencio). Daarin deelde hij hoe hij als bedrijfsleider met zijn mensen communiceerde tijdens de eerste dagen van de coronacrisis. Je vindt dit zeer interessant en verhelderend initiatief hier

Noodgedwongen zelfsturend

Toen hij vertelde hoe ze georganiseerd zijn in zelfsturende teams, realiseerde ik me dat velen vandaag noodgedwongen ‘zelfsturend’ aan het werk zijn. Meteen kwam de vraag of we uit de manier waarop zelfsturende teams zich organiseren geen lessen kunnen trekken voor onze manier van werken en communiceren post-corona?

Voor mij zijn de belangrijkste uitdagingen van werken op afstand en in isolement:

  • een vlotte toegang tot informatie
  • het groepsgevoel behouden

Hoe zelfsturende teams met deze uitdagingen omgaan, vond ik in het boek van Frederic Laloux, Reinventing organisations, het standaardwerk over zelfsturende organisaties.

Geen hiërarchie meer

Volgens Laloux zijn binnen een zelfsturend team de relaties gelijkwaardig. Er is geen behoefte aan hiërarchie en ze gebruiken technieken en vaardigheden om tot gezonde en doelmatige besluitvorming te komen. Voor communicatie onderling en met andere teams staan ze zelf in. En ze bepalen zelf wat de resultaten zijn en hoe ze die realiseren.

Middenkader- of staffuncties bestaan niet meer of krijgen een heel andere invulling. Ze vervullen vaak de rol van coach of zijn er louter ter ondersteuning en op vraag van de teams.

Minder controleren, meer coachen

De parallelen met vandaag lijken me sprekend. Ook in corona-werkomstandigheden staat de tradionele, controlerende rol van een manager op de helling. Hij of zij zal noodgedwongen meer coachend en motiverend moeten optreden. En dus vaker polsen hoe het met zijn of haar collega’s gaat.

Ook de communicatieafdeling moet op heel andere zaken inzetten. Bekijk in dit verband zeker de verhelderende infografiek die vonk hierover heeft gemaakt.

Toegang tot informatie

In een zelfsturende organisatie heeft iedereen toegang tot dezelfde informatie. Dat is nodig want om autonoom te kunnen beslissen heeft het team alle informatie nodig. Bovendien vermijdt deze verregaande transparantie dat er argwaan in de organisatie sluipt. Het verhindert ook dat er informele hiërarchische structuren opduiken als sommigen geïnformeerd zijn en andere niet. Het intranet is het centraal informatiepunt, en is zo gestructureerd dat alle info gemakkelijk te vinden.

Heldere en vindbare informatie

Dit geldt evenzeer in deze coronatijden. De informatie die je in crisistijden communiceert, moet gemakkelijk vindbaar zijn, toegankelijk zowel naar beschikbaarheid als naar inhoud, helder en vrij van interpretatie.

Hou dat principe aan ook na de crisis. Creëer een platform dat altijd en overal raadpleegbaar is, ook buiten de IT-systemen van de organisatie. Zet in op heldere informatie en vermijd onduidelijkheid. Geef mensen de ruimte om vragen te stellen: voorzie in een centrale mailbox of geef de mogelijkheid om te reageren op een nieuwsbericht. Zorg uiteraard voor de nodige opvolging!

Groepsgevoel stimuleren

Het eerste onmiddellijke gemis bij werken op afstand en in isolement is het directe contact met je collega’s. Ondanks videocalls en Whatsappberichtjes met emoticons gaat er toch een flink stuk van de sociale en emotionele interactie verloren.

Bewust complimenten geven

In een zelfsturende organisatie gaat men zeer bewust de sfeer en het humeur in een organisatie meten en gaat men dat actief managen. Laloux geeft in zijn boek tal van voorbeelden waar organisaties actief emoties als dankbaarheid, vreugde, optimisme en trots delen. Dat kan bijvoorbeeld door medewerkers te laten vertellen wat ze hebben meegemaakt, waar ze trots op zijn, wie ze dankbaar zijn. Een complimentenkaartje of een virtuele bos bloemen kan al volstaan.

En wat na de crisis?

Bij vonk kregen we al een paar vragen over ‘En wat na de crisis? Waar zetten we het best op in?’

De ervaring met de financiële crisis in 2008 leerde me dat we in eerste instantie moeten inzetten op verwerking en genezing. Ook vandaag beleven heel wat mensen iets wat we gerust een trauma mogen noemen. Gevoelens van angst, wanhoop, verlies zijn beslist bij heel wat mensen aanwezig.

Ruimte voor genezing

Daarom is het belangrijk dat een organisatie haar mensen in staat stelt om te ‘genezen’ en ze tijd en ruimte te geven om te verwerken. Besteed je aandacht aan hoe mensen troost kunnen vinden of simpelweg er over kunnen praten? Is die cultuur van vertrouwen en openheid er die in een zelfsturende organisatie zo wordt gekoesterd?

Wat kunnen we als communicator daarbij doen? Ga als communicator op zoek naar verhalen, help mensen om hun verhalen te vertellen, organiseer momenten waarop mensen iets kunnen vertellen over zichzelf.

Interne communicator wordt facilitator en coach

In de zelfsturende organisaties van Laloux zijn er geen uitgebreide communicatieafdelingen die boodschappen produceren, campagnes uitdenken en realiseren of management adviseren.

In een zelfsturende organisatie is iedereen communicator en heeft iedereen van het team een verantwoordelijkheid om helder te communiceren, zowel intern als naar buiten.

Moeten we dan helemaal afstappen van onze taak als internecommunicatieprofessional?

Minder produceren, meer ondersteunen

Zover hoeven we het niet te drijven. Maar we moeten als professionals wel nadenken waarin we onze middelen en energie investeren. Minder focussen op produceren en regisseren. Misschien ons ook minder richten op het topmanagement, maar kiezen om de collega’s en teamleiders op de werkvloer te helpen om beter te communiceren.

De rol van een interne communicator is hier bij uitstek deze van facilitator die zorgt voor een open en toegankelijke infrastructuur en heldere processen. Maar ook als coach door leidinggevenden te trainen en te ondersteunen.

Zou dat de les kunnen zijn die we uit deze tijden kunnen leren? Ik denk dat Erik Reijnders hier wel akkoord mee zal gaan. Dat leid ik toch af uit zijn Linkedin-artikel ‘Waarom de teamleider de hoofdrol krijgt’.

Welke lessen trek jij uit deze crisis?

Reageer hieronder of mail ons op secretariaat@vonknetwerk.be.

Gepubliceerd op  woensdag 6 mei 2020 00:00

Reacties

Benieuwd naar de reacties?
Word gauw lid of meld je aan als lid.
Met de steun van