Microsoft wil met Viva een breed platform aanbieden dat kan ingezet worden om in de huidige werken-op-afstand-realiteit het contact met de werknemers in het bedrijf te behouden en hen te ondersteunen.
Vier toepassingen staan centraal:
- geautomatiseerd kennisbeheer
- gepersonaliseerde informatie
- inzicht in werkdruk
- een centrale leeromgeving
Daarbij wordt Teams uitgespeeld als hét centrale platform om alle aspecten van de ‘employee experience’ samen te brengen, inclusief inhoud van derde partijen. Artificiele intelligentie zorgt voor een geautomatiseerd groeperen en personaliseren van informatie en helpt inzicht te krijgen in werkdruk en opleidingsbehoeften.
Visie op Teams als hoeksteen van de digitale werkplek
Niet alles in Viva is nieuw; sommige onderdelen zijn eerder een rebranding dan volledig nieuwe producten. En het zal ook nog wel even duren vooraleer de ‘gepersonaliseerde ervaring’ en de kracht van de artificiële intelligentie ook voor ander talen als Engels beschikbaar zullen zijn. Maar de visie is er, de eerste stappen zijn gezet en het bevestigt de wil van Microsoft om van Teams dé hoeksteen te maken van een moderne digitale werkplek binnen organisaties.
Vier toepassingen vormen samen het Microsoft Viva platform: Topics, Connections, Insights en Learning. Wat hun verwachte impact is op het digitale werken bespreken we hieronder.
1. Topics helpt met kennisbeheer
Het volume aan data en documenten groeit exponentieel, en het is voor medewerkers vaak zoeken naar een speld in een hooiberg om accurate en volledige informatie te verzamelen over specifieke onderwerpen. Viva Topics heeft daar een oplossing voor.
Een Topics-pagina geeft je de definitie over een kennisonderwerp, samen met de experten en documenten binnen dit onderwerp.
Denk bijvoorbeeld aan een project WAC (Workplace after Covid) dat binnen je organisatie wordt opgestart. Vanuit verschillende domeinen zoals interne communicatie, HR, gebouwenbeheer en IT zal aan dit project bijgedragen worden met voorstellen, presentaties, ontwerpen, etc. Het acroniem WAC zal ook opduiken binnen e-mails, op het intranet en binnen interne documenten. Hoe zorg je dat de hele organisatie weet waar WAC voor staat en wat het inhoudt?
Alle informatie in één oogopslag
Viva Topics zal automatisch de informatie over dit onderwerp groeperen op één pagina en je alle gerelateerde documenten, experts en bronnen aanbieden in één oogopslag. Door het gebruik van artificiële intelligentie worden er mogelijke onderwerpen, zoals WAC, automatisch voorgesteld en opgevuld. Kennisbeheerders kunnen die vervolgens handmatig verder verfijnen en aanvullen. En het mooie is: overal waar dit acroniem gebruikt wordt – in e-mails, SharePoint-pagina’s, Teams-conversaties, Office-documenten – zal automatisch een link getoond worden naar de relevante kennispagina. Daarnaast zal Topics, op basis van bijvoorbeeld andere documenten die je opende en collega’s met wie je vaak spreekt, automatisch nieuwe onderwerpen suggereren die mogelijk binnen je interessesfeer vallen.
Kennisbeheer op hoger niveau door AI
Zo kan artificiële intelligentie kennisbeheer in je organisatie naar een veel hoger niveau tillen. Maar er zitten toch nog enkele addertjes onder het gras. Ten eerste werkt Topics momenteel alleen maar voor het Engels. In de tweede helft van 2021 voorziet men ook ondersteuning voor Spaans, Frans en Duits, maar voor het Nederlands is er nog geen timing beschikbaar. Topics is ook niet gratis: de standaardprijs is momenteel vastgesteld op 5 dollar per gebruiker per maand.
2. Connections zorgt voor informatie op maat
Viva Connections draait helemaal rond betrokkenheid van werknemers verhogen door ze informatie op maat aan te bieden. Zowel in Teams als in een mobiele app krijg je een gepersonaliseerde ervaring waarop je nieuws, chats en specifieke tools zoals HR-processen kan ontdekken.
Het dashboard van Connections laat je kennis maken met relevante nieuwsartikels, chat en andere tools.
Extra intranetcomponenten
Echt nieuw kan je Connections niet noemen; het is eerder een upgrade van de bestaande mogelijkheden voor het opzetten van een intranet binnen Microsoft 365. De bestaande standaard intranetcomponenten binnen SharePoint blijven bestaan, maar krijgen nu de toevoeging van een specifieke mobiele app, een betere integratie van Yammer, een directe integratie in Teams en een stukje personalisatie gebaseerd op artificiële intelligentie.
Mobiele versie later dit jaar beschikbaar
Het goede nieuws is dat Viva Connections gratis wordt binnen de bestaande Microsoft 365-licenties én dat het momenteel al beschikbaar is als Teams-app. De mobiele versie wordt later dit jaar beschikbaar. Zoals ook voor Topics zal de ondersteuning voor Engels initieel veel beter zijn dan voor andere talen. Daarnaast verwachten we ook dat je als beheerder weinig tot geen invloed zal hebben op de suggesties die medewerkers voorgeschoteld krijgen.
3. Insights geeft meer info over werkdruk
Viva Insights draait om het herwinnen van je eigen persoonlijke tijd en om een beter inzicht in de werkdruk binnen je team of organisatie. Insights geeft je inzage in je actuele tijdsbesteding: hoeveel percent van je tijd ben je bijvoorbeeld bezig met online vergaderen. Daarnaast geeft het de mogelijkheid om focustijd proactief in te plannen en zal het je helpen om openstaande e-mails op te volgen.
Insights geeft je een zicht in je tijdsverdeling en geeft managers en overzicht van de tijdsbesteding binnen een team. Dit helpt onder andere burn-outs voorkomen.
Helpt met plannen
Dit is iets wat al bekend is bij de gebruikers van het bestaande My Workplace Analytics. Het persoonlijke luik wordt in de toekomst echter verder uitgebreid met mogelijkheden zoals ‘virtuele pendeltijd’ waarin je bij het begin en het eind van de werkdag je openstaande taken beheert en plannen maakt voor de volgende dagen, en zelfs met een optionele HeadSpace-integratie die je via een abonnementsformule toegang geeft tot meditatieoefeningen.
Naast het persoonlijke niveau komen er weldra ook inzichten voor rechtstreekse managers en op organisatieniveau.
Inzicht op werkdruk in team
Manager Insights is gericht op managers om de tijdsbesteding binnen het team te monitoren. Managers krijgen daarbij een geanonimiseerd inzicht in de gemiddelde focustijd van hun medewerkers, de tijd besteed aan meetings, eventuele overuren, ... Op die manier zou een manager een beter data-gedreven inzicht moeten krijgen in de werkdruk binnen het team.
Relaties tussen teams
Op organisatieniveau wordt tot slot Organizational Insights uitgerold. Hier krijgen we op het niveau van de volledige organisatie geanonimiseerd inzicht in de onderliggende werkrelaties tussen teams, op de werkdruk en het risico op burn-out, op de betrokkenheid van werknemers, … Op basis van de data zullen ook actieplannen gesuggereerd worden. Deze plannen helpen je om gerichte acties te ondernemen wat betreft de tijdsbesteding van de werknemers binnen de organisatie.
Het persoonlijke luik van Insights is momenteel al beschikbaar via Teams, zij het nog met een beperkt aantal van de aangekondigde mogelijkheden. Dit persoonlijke luik is momenteel gratis. De Manager en Organizational Insights zullen in de loop van 2021 uitgerold worden en zullen wel een licentie vereisen van 2 tot 6 dollar, afhankelijk van de Microsoft 365-licentie die je al hebt.
4. Learnings verzamelt alle opleidingsmateriaal
Viva Learnings wordt de one-stop-shop voor al je opleidingsmateriaal, volledig geïntegreerd binnen Teams. Dit kan bestaan uit het Microsoft-opleidingsmateriaal, maar ook uit een aantal bestaande learning-platformen zoals Coursera, Pluralsight en edX. Het zal ook integratie bieden voor bestaande learning management-systemen als Cornerstone OnDemand, Saba en SAP SuccessFactors. Medewerkers krijgen op basis van hun gebruikersprofiel krijg aanbevelingen voor toekomstige opleidingen.
Learnings geeft je een overzicht van al je opleidingsmateriaal, ook als dat verspreid is over verschillende platformen.
Viva Learning zal later dit jaar beschikbaar worden en over de prijs is momenteel nog niets bekend. De verwachting is dat de basisapplicatie gratis zal zijn, maar dat je voor integratie van de inhoud van derde partijen of voor de integratie van een bestaand learningmanagementsysteem een abonnementsprijs zal moeten betalen.
