Gemeente vonk

vonk-congres 2018: hoe maak je van je interne vonk een vlam?

Hoe bereik én betrek ik zoveel mogelijk mensen binnen mijn organisatie? Een dubbele uitdaging die bij elke interne communicatiespecialist wel vertrouwd klinkt. Ook op het vonk-congres passeerde dit thema de revue.

Evita Bonné (UZA) stelde daar hun interne communicatietraject voor. Daaruit onderscheiden we grofweg 3 tips voor een breed gedragen interne communicatiestrategie.

  1.  Stel interne buyer persona’s op

Het opstellen van persona’s is al lang niet meer de exclusieve speeltuin van marketeers. Ook voor interne communicatiespecialisten kunnen ze van onschatbare waarde zijn en een antwoord bieden op vragen als: wie zijn mijn collega’s? Wat houdt hen bezig? Wat willen ze weten en hoe willen ze communiceren?

Deze zogeheten employee persona’s zijn cruciaal om te weten welke persoonlijkheden jouw organisatie nodig heeft. Bovendien bieden ze een breed spectrum aan interne mogelijkheden. Bijvoorbeeld:

  • Aanwerving: employee persona’s helpen hr-mensen om hun ideale kandidaat diepgaand te definiëren en zo een gerichte rekruteringsstrategie te ontwikkelen.
  • Opleiding: kwalitatieve persona’s bieden ook een dieper inzicht in de wensen en noden van de huidige medewerkers. Daarom vormen ze de ideale basis voor het ontwikkelen van specifieke opleidingsprogramma’s.
  • Interne communicatiestrategie: employee persona’s brengen de belangrijkste waarden van je bedrijfscultuur in kaart. Weten waarvoor je staat als bedrijf en als medewerker van een bedrijf, laat je toe om gericht en op maat te communiceren.

 

  1. Schrijf samen aan het verhaal van je organisatie

Waardering tonen is de snelste manier om engagement te creëren bij je collega’s. En die waardering staat of valt met drie factoren: je mening kunnen ventileren, je goed geïnformeerd voelen en betrokken worden door je leidinggevenden. Die pijlers kan je samenvoegen op een intern communicatiekanaal waar mensen hun boodschap kwijt kunnen, zich betrokken voelen bij de besluitvorming en mee vorm geven aan hun organisatie: storymaking in plaats van storytelling, dus.

Bij het UZA weten ze dat maar al te goed: het ziekenhuis lanceerde een ideeënplatform waarop alle medewerkers hun zegje konden doen over de JCI-accreditatie, een internationale kwaliteitsstandaard voor ziekenhuizen. Hiervoor ging het communicatieteam zowel digitaal als persoonlijk rond de tafel zitten met zowel voorstanders als criticasters, die beiden hun mening lieten horen op het platform. Dankzij die directe dialoog voelde de accreditatie niet langer als een verplichting van bovenaf, maar een beslissing van onderuit gedragen.

Er werd zelfs een beleidsdag georganiseerd waarop meer dan 100 artsen met de ideeën van hun collega’s aan de slag gingen. Een triomf van interne communicatie waarmee UZA de eerste gouden vonk won.

Laagdrempelige ideeëngeneratie
Een in marketingkringen veelgebruikte tool is de digitale ideeënbox. Via Google Forms zet je die een handomdraai op poten. Kies een – beperkt! – aantal invulvelden en geef een voorzet door al enkele mogelijke thema’s op te lijsten. Vervolgens koppel je de input aan een Google Spreadsheet en hey presto! Al wie daar zin in heeft, kan vrijblijvend zijn idee kwijt. Tot slot: de URL verkorten tot iets eenvoudigs genre bit.ly/mijnidee kan helpen om drempel intern verder te verlagen.

  1. Breng ook de informele kanalen in kaart

Interne communicatie laat zich steeds moeilijker vatten in strakke keurslijven. Steeds vaker zien we informele kanalen verschijnen zoals Whatsapp, Slack of zelfs een interne Facebookgroep. Deze platformen bestaan naast het traditionele intranet en zijn vaak praktischer in gebruik, zowel voor professionele projecten als gezellige collegiale kletspraatjes.

Met die intrede veranderde ook de rol van de interne communicatieadviseur: die evolueert meer en meer van redacteur naar community manager. Voor hem of haar ligt de focus nu op het faciliteren van interactie tussen collega’s door hen ruimte, platformen en tools aan te bieden en te evalueren wat werkt en wat niet.

De belangrijkste voorwaarde bij het in kaart brengen van je interne kanalen: concentreer je op wat werkt. Het heeft geen zin om collega’s te dwingen om een bepaald platform te adopteren, als ze al een communicatiemiddel hebben waarmee ze graag en efficiënt werken. Maar wie toch iets nieuws wil proberen, kan altijd eens snuisteren in dit lijstje met handige tools die aan bod kwamen op een vorig vonk-congres.

Dit artikel is een gastbijdrage van het Gentse contentbureau Com&Co. 

Gepubliceerd op  donderdag 3 mei 2018 00:00
Met de steun van