Gemeente vonk

Veelgestelde vragen webinar “Een webinar organiseren? Makkelijker dan je denkt”

We kregen tijdens het webinar “Een webinar organiseren? Makkelijker dan je denkt” heel wat kijkersvragen binnen. Die konden we niet allemaal tijdens de uitzending behandelen. We beantwoorden ze hier.

Klik meteen door naar de vraag waar jij mee zit:

  1. Ik werk in een groot internationaal bedrijf. Hoe hou ik bij het organiseren van webinars rekening met verschillende tijdzones?
  2. Mijn IT-afdeling wil geen video's op het netwerk. Welke oplossing is daarvoor?
  3. Met welke tool maakten jullie dit webinar?
  4. Wat is de gemiddelde kostprijs van een webinar?
  5. Hoe kan je webinars succesvol inzetten voor training?
  6. Hoe belangrijk is een actieve camera die de presentator toont? Kan een webinar succesvol zijn met alleen een presentatie?
  7. Wat is een gemiddelde verhouding live kijkers ten opzichte van inschrijvingen?
  8. Kan je een webinar in de on-demand versie ondertitelen?
  9. Hoe lang duurt het ideale webinar? Is 1 uur een maximum of minimum?
  10. Wat is de gemiddelde kijkduur van een webinar?
  11. Hoe los je interne technische beperkingen op zoals een beperkte bandbreedte en toegang via Citrix?
  12. Kan de camera eens een 360° toer doen om de hele studio te tonen?
  13. Waar vind je die studio's?
  14. Hoe doe je een live demo?
  15. Denk je dat webinars in de toekomst volledig het persoonlijke contact kan/zal vervangen?
  16. Welke tools zijn er voor organisaties met kleine budgetten?
  17. Wat als de kijkers heel veel vragen stellen? Is er een moderator die de belangrijkste vragen pusht, of moet de host multitasken?

1. Ik werk in een groot internationaal bedrijf. Hoe hou ik bij het organiseren van webinars rekening met verschillende tijdzones?

Er zijn meerdere mogelijkheden. Martine gebruikte vaak de volgende:

  1. Je kan voor elk continent een apart webinar organiseren, zodat iedereen live kan kijken tijdens de werkuren. Dat biedt het voordeel dat je de boodschap ook telkens wat kan aanpassen.
  2. Je kan 1 webinar organiseren en de andere tijdzones waar het webinar buiten de werkuren valt, het webinar on demand laten herbekijken. Zij kunnen dan live geen vragen meer stellen maar wel achteraf.

Wanneer je voor deze optie kiest en meermaals per jaar een webinar organiseert, kan je best je tijdstip wisselen tussen verschillende tijdzones. Zo kan iedereen regelmatig live kijken. Bijvoorbeeld:

  • in kwartaal 1 hou je het om 10 uur ’s morgens in New York
  • in kwartaal 2 om 10 uur ’s morgens in Brussel
  • in kwartaal 3 om 10 uur ’s morgens in Singapore
  • in kwartaal 4 opnieuw om 10 uur ’s morgens in New York

2. Mijn IT-afdeling wil geen video's op het netwerk. Welke oplossing is daarvoor?

In de eerste plaats: stem af met je IT-afdeling. Voor een webinar heb je 2 megabit bandbreedte nodig per kijker. Als je kan inschatten hoeveel deelnemers je zult hebben, kan je met IT overleggen welke bandbreedte er beschikbaar is.

Indien er inderdaad te weinig bandbreedte is, dan zijn 4 mogelijkheden om dat te verhelpen:

  1. Je biedt het webinar aan in een lagere videoresolutie.
  2. Je laat collega’s per team in groep kijken via 1 computer, geprojecteerd op een groot scherm in een vergaderzaal.
  3. Je kan het webinar alleen on demand aanbieden. Zo kijkt niet iedereen tegelijkertijd.
  4. Je kan gebruikmaken van de peer-to-peeroplossing. Die kan de benodigde bandbreedte tot 95% verlagen. Lees meer over de peer-to-peeroplossing in deze whitepaper.

3. Met welke tool maakten jullie dit webinar?

Vonk werkte voor dit webinar samen met Company Webcast.

4. Wat is de gemiddelde kostprijs van een webinar?

Elk communicatiemiddel vraagt een investering en heeft een specifieke impact. Het is aan jou als professional om in te schatten:

  1. met welk middel je de meeste impact gaat genereren
  2. en welke investering je wil doen om die impact te genereren.

Ja, een webinar organiseren kost geld. Maar bijvoorbeeld de werkuren die je steekt in de voorbereiding en de kost ervan is vaak een pak minder dan een groots evenement of live training. En de impact ervan kan groter zijn, want je kunt het ondertitelen, je kunt het nadien herbekijken, … Deze keuze moet je heel doordacht maken en daarbij mag je je niet alleen door het prijskaartje laten leiden. Met deze ROI-calculator kun je zien hoe de kosten zich verhouden tegenover de baten.

Nu, de gemiddelde kostprijs van een webinar is uiteraard afhankelijk van de gekozen oplossing. Hieronder enkele richtprijzen vanuit de markt:

  1. Je kunt webinars maken met een programma dat je zelf aankoopt. Vaak kan je deze gedurende een trialperiode (bv. 14 dagen) gratis uittesten. Voorbeelden daarvan zijn:
  1. Je kunt ook samenwerken met een bedrijf dat gespecialiseerd is in het maken van webinars. Dat begeleidt je dan bij het maken van de webinar. Afhankelijk van de technische oplossing die je kiest, zijn er bijvoorbeeld bij Company Webcast volgende prijzen gangbaar:
  • Webinar via videoconferencing: € 2.950
  • Webinar opgenomen in een studio van Company Webcast: € 3.500 tot 5.000
  • Webinar opgenomen op een locatie naar je keuze (bijvoorbeeld in jouw kantoor of op een eventlocatie): € 3.500 tot 10.000
  • ‘Selfservice’ oplossing, d.w.z. webinars worden opgenomen in een studio in jouw bedrijf en je koopt een licentie: vanaf € 15.000 per jaar voor de licentie (voor 500 kijkers) en een all-in one studio kost eenmalig +/- € 30.000

5. Hoe kan je webinars succesvol inzetten voor training?

Een webinar kan je zeker inzetten voor training. Bij de opbouw van je presentatie, moet je er dan rekening mee houden dat het doel kennisoverdracht is. Om je deelnemers te testen, kan je bijvoorbeeld pollvragen en een toetsmodule inlassen. Bovendien blijven de trainingen ook naderhand beschikbaar. Een integratie met een learning management systeem is ook mogelijk.

Martine heeft bijvoorbeeld al webinars ingezet:

  • bij de lancering van een nieuwe intranetpagina
  • bij het begeleiden van managers en hoe ze met hun communicatietoolkit moeten omgaan
  • voor een korte test om te kijken of je de strategie kent

6. Hoe belangrijk is een actieve camera die de presentator toont? Kan een webinar succesvol zijn met alleen een presentatie?

Als je alleen een presentatie toont en een voice-over of alleen één presentator of ‘talking head’, dan mis je eigenlijk het doel van een webinar, namelijk interactie, vraag/antwoord, debat en wisselwerking. Verschillende mensen live zien spreken, verhoogt het engagement en de interactie, en doet mensen langer kijken. Werk je alleen met een presentatie en een voice-over, waak er dan zeker over dat je een sterk verhaal hebt om te vertellen, en dat je presentatie die goed ondersteund met beelden.

7. Wat is een gemiddelde verhouding live kijkers ten opzichte van inschrijvingen?

Uit benchmarkonderzoek van Company Webcast blijkt dat wat betreft webinars voor interne communicatie 60 procent van de ingeschreven personen live kijken naar het webinar.

8. Kan je een webinar in de on-demand versie ondertitelen?

Ja, dat kan. Je kan ondertitelen in de gesproken taal, en uiteraard ook ondertitelen in een andere taal. Hoe dat in zijn werk gaat, kun je zien in dit webinar.

9. Hoe lang duurt het ideale webinar? Is 1 uur een maximum of minimum?

De inhoud van je webinar bepaalt de lengte ervan. Het heeft geen zin om een verhaal dat je in 20 minuten kan vertellen, te rekken tot 1 uur. 1 uur raden we aan als maximale lengte.

10. Wat is de gemiddelde kijkduur van een webinar?

Uit benchmarkonderzoek van Company Webcast blijkt dat de kijkers gemiddeld 55 minuten kijken naar webinars van 1 uur.

11. Hoe los je interne technische beperkingen op zoals een beperkte bandbreedte en toegang via Citrix?

Indien er te weinig bandbreedte is op je netwerk, dan zijn 4 mogelijkheden om dat te verhelpen:

  1. Je biedt het webinar aan in een lagere videoresolutie.
  2. Je laat collega’s per team in groep kijken via 1 computer, geprojecteerd op een groot scherm in een vergaderzaal.
  3. Je kan het webinar alleen on demand aanbieden. Zo kijkt niet iedereen tegelijkertijd.
  4. Je kan gebruikmaken van de peer-to-peeroplossing, die de benodigde bandbreedte tot 95% kan verlagen. Lees meer over de peer-to-peeroplossing in deze whitepaper

Wat Citrix betreft, kan je als eerste test dit webinar bekijken en zien hoe het op jouw computer wordt weergegeven. Maar het is moeilijk om een oplossing voor te stellen die voor iedereen werkt, aangezien elk netwerk en elke IT-configuratie anders is.

12. Kan de camera eens een 360° toer doen om de hele studio te tonen?

Live was dit niet mogelijk. Maar je kunt online een kijkje nemen in de webinarstudio van Company Webcast in Amsterdam. Die lijkt heel goed op de webinarstudio in Brussel. Een virtuele tour van de studio in Brussel is binnenkort beschikbaar.

13. Waar vind je die studio's?

Company Webcast heeft studio’s in Brussel, Den Haag, Rotterdam en Amsterdam.

14. Hoe doe je een live demo?

Hou je een webinar in een studio, dan is deze mogelijkheid inbegrepen. Een voorbeeld van zo’n live demo, kun je zien in dit webinar (de demo start vanaf 13 minuten 20 seconden).

15. Denk je dat webinars in de toekomst volledig het persoonlijke contact kunnen/zullen vervangen?

Nee, maar webinars zijn wel een mooie toevoeging in onze communicatiemix. Wil je interactie, on demand kijken, en heb je veel verschillende doelgroepen, locaties, shiften, …, dan is een webinar een heel mooi alternatief voor een live evenement.

16. Welke tools zijn er voor organisaties met kleine budgetten?

Je kunt webinars maken met een programma dat je zelf aankoopt. Vaak kan je deze gedurende een trialperiode (bv. 14 dagen) gratis uittesten. Voorbeelden daarvan zijn:

Company Webcast biedt tools aan die je kunnen helpen voor bepaalde aspecten van je webinar:

17. Wat als de kijkers heel veel vragen stellen? Is er een moderator die de belangrijkste vragen pusht, of moet de host multitasken?

De vragen van kijkers worden niet rechtstreeks naar de host gestuurd. Achter de schermen is er een moderator die de vragen die binnenkomen bekijkt. Indien ze toepasselijk zijn, stuurt hij/zij ze door naar de host.

Gepubliceerd op  donderdag 8 november 2018 00:00
Met de steun van