Thuiswerken: 9 tips om efficiënt en productief te blijven

Elke keer we de krant openslaan, het nieuws horen of pop-upmeldingen krijgen op onze smartphone, worden we ermee geconfronteerd: overheden nemen drastische maatregelen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Een van de adviezen die ze aan mensen geven, ongeacht de beroepssector waarin ze werken, gaat over werken vanop afstand.

Of je het nu werken op afstand noemt, telewerken, thuiswerken of nog iets anders, mensen vinden het niet altijd leuk of makkelijk. De uitdaging is voor heel veel mensen dezelfde: hoe zorg ik ervoor dat ik productief blijf? Hoe maak ik werken van thuis efficiënt? Of denk je nu vooral: als ik zo lang moet werken van thuis, word ik gek?

We delen graag 9 tips over thuiswerken of werken op afstand, gestoeld op wetenschappelijk onderzoek.

Duidelijkheid komt niet vanzelf

Wanneer we werken op afstand, zien we dat de hoeveelheid communicatie daalt. Wanneer we fysiek samenwerken, is het makkelijk om snel een vraag te stellen tussendoor of even te checken of alles vlot verloopt. Op afstand is dit veel moeilijker.

1. Zorg voor een check-in en een check-out

Dit kan gewoon door aan de start en aan het einde van de dag een kort telefoongesprek te hebben met je collega of leidinggevende. Maak hierin duidelijke afspraken, zorg ervoor dat de instructies goed begrepen zijn en zet duidelijke doelstellingen.

2. Besteed in je e-mails steeds voldoende aandacht aan de context schetsen

We gaan er vaak van uit dat mensen wel weten waarover we het hebben als we een e-mail versturen. Toch zien we dat vaak online communicatie fout geïnterpreteerd wordt en als onvolledig wordt ervaren.

3. Plan gesprekken met iedereen met wie je samenwerkt 

Wanneer mensen op afstand werken, zijn ze geneigd om vooral contact te hebben met mensen met wie ze goed overeenkomen. Tussen deze mensen zijn er vaak minder misverstanden en is er minder een nood aan verduidelijking. Het is makkelijker om informatie te delen en elkaars context te snappen.

Maar je moet vooral de communicatielijnen openhouden met ál je collega’s, niet alleen met diegene met wie je het best opschiet of met wie je samen aan een project werkt.

Zorg voor een persoonlijke toets

Wanneer mensen werken op afstand, werken ze meer alleen. Het is dus niet verrassend dat sommige studies aantonen dat mensen die op afstand werken eenzaamheid als een grote uitdaging ervaren. Steek dus extra moeite in je communicatie om zoveel mogelijk er een persoonlijke toets aan te geven. Dit zal er ook voor zorgen dat communicatie duidelijker is. Dat is twee keer winst!

4. Maak communicatie zoveel mogelijk zoals een face-to-facegesprek

Technologie heeft gezorgd voor zoveel hulpmiddelen die communicatie op afstand kunnen verrijken. Denk aan tools zoals Skype of Zoom. Maar ook videogesprekken via Whatsapp. Ook als je deze tools niet hebt, verkies je best nog altijd een telefoongesprek boven een e-mail. De regel is: hoe persoonlijker, hoe meer het verkozen wordt door medewerkers.

5. Denk na over het gebruik van emoticons

Ook al vinden mensen dit misschien nog controversieel, we zien in de wetenschap steeds meer onderzoek naar het effect hiervan in professionele communicatie. We moeten zeggen dat onderzoek hier positieve effecten vindt. Het gebruik van emoticons maakt communicatie persoonlijker en kan misverstanden vermijden.

Het is misschien niet gepast voor elke doelgroep, maar in interne communicatie en voor communicatie onder collega’s kan het zeker. Wellicht nog niet meteen voor communicatie naar klanten 😉.

6. Vergeet het relationele aspect van communicatie niet

Voldoende communicatie is niet alleen noodzakelijk om duidelijkheid te creëren. Ook de relatie met collega’s wordt er door beïnvloed. Wanneer we bij werken op afstand te weinig communiceren, heeft dit een negatieve invloed op de relatie tussen collega’s, het onderlinge vertrouwen en de voldoening die mensen uit de job halen.

Schakel die afleiding uit

Zeker wie niet gewoon is om van thuis te werken, heeft het lastig met afleiding thuis. Sommige mensen zijn hier ook gevoeliger aan dan anderen. Denk maar aan de vaatwasser die je snel even leeg haalt of de wasmachine die je snel even opzet.

7. Doe alsof je naar je werk gaat

Routines maken ons leven makkelijker. Behoud dus zeker ook die routines wanneer je van thuis werkt. Sta om hetzelfde tijdstip op, douch, kleed je aan alsof je naar het werk gaat. Dit kan je helpen om je dag gefocust te beginnen.

8. Plan je werk en je pauzes

Thuiswerken geeft meer flexibiliteit. Het kan interessant zijn om dus net iets bewuster je werk te plannen. Wat je niet plant, heeft een grotere kans om niet te gebeuren. Plan ook eventueel je pauzes in. Dat maakt het ook makkelijker om je hieraan te houden.

Heb je het lastig om je focus hoog te houden? De pomodorotechniek kan helpen: daarbij focus je 25 minuten op 1 taak, waarna je 5 minuten een korte pauze neemt of even een taak doet waar je je minder op moet concentreren. Daarna ga je verder met die taak of een nieuwe, opnieuw gedurende 25 minuten. Haal er dus je kookwekker bij, of een tool als TomatoTimer. Er bestaan ook apps die je hiermee kunnen helpen.

9. Zorg voor een werkruimte

Dit is opnieuw een manier om meer de focus te bewaren. Werk dus liefst in een aparte ruimte aan een bureau. Als dat niet kan, probeer je best je omgeving zoveel mogelijk in te richten als een werkruimte. Installeer je dus aan een tafel en niet in de zetel.

Zorg voor een apart toetsenbord, een muis, een standaard om je laptop op een ergonomische hoogte te plaatsen en/of een extra beeldscherm. Zo creëer je ook meer een werkruimte, maar zorg je ook voor een gezonde werkhouding.

Deel je ervaringen

We horen natuurlijk graag ook jullie mening! Voor wie is werken op afstand iets nieuws en wat is dan je grootste uitdaging? Of ben je een ervaringsexpert met veel tips?
Je kan hieronder reageren of laat het ons weten via onze socialmediakanalen.

Geschreven door Dries De Schutter voor vonk

Dries werkt als opleider en coach bij Knowledge On the Spot. Hij studeerde zowel management als bedrijfscommunicatie aan de KU Leuven. Hij ‘maakte zijn start’ in opleiden en coachen binnen de ngo AIESEC waar hij jongeren begeleidde rond communicatie en leiderschap. Deze lijn trekt hij nu ook door bij Knowledge On the Spot, waar hij naast communicatie en leiderschap ook focust op mentorschap en veranderingstrajecten.