Gemeente vonk

Online brainstormen over je beleid? Vonk testte het uit

Discussiëren en brainstormen over ons beleid en prioriteiten, daarvoor hebben we bij vonk een cultuur van geregelde en strak geregisseerde vergaderingen. Maar hoe vertaal je dat naar online als je echt in de diepte wil gaan? We delen onze ervaringen met een online ‘vonk-beleidsdag’.

De coronacrisis schudt ook de werking van vonk door elkaar. Onze live opleidingen en congressen verschoven we naar latere datum en we kwamen met nieuwe initiatieven op de proppen. Maar het deed ons ook nadenken over onze prioriteiten. Elke maand hebben we bij vonk een bestuursvergadering, maar die biedt vaak niet de ruimte om over zulke zaken in de diepte door te praten.

Online beleid bepalen

Enkele weken geleden voelden wij, dat zijn coördinatoren Kitty en Sarah en directeur Erwin, dat we hierover dringend met het bestuur moesten afstemmen en dus een beleidsdag moesten inlassen. Online deze keer.

Omdat we intussen wel wisten dat online vergaderen minstens even inspannend is als live, was de volgende vraag: hoe gaan we die namiddag vormgeven? Een opdracht die coördinator Sarah graag op zich nam.

Uitdagingen counteren

Een online vergadering voorbereiden biedt 3 grote uitdagingen:

  1. Hoe structureer je die?
  2. Hoe hou je de aandacht van alle deelnemers erbij en hun energie hoog?
  3. Hoe kom je tot een resultaat waar je mee aan de slag kunt?

Voor elk van die uitdagingen vonden we een creatieve oplossing.

Structuur met een gedetailleerd draaiboek

Om de structuur vorm te geven, bepaalden we eerst de doelstellingen van onze beleidsdag. Die waren:

  • Terugkijken naar het voorbije halfjaar
  • Brainstormen over projecten voor de toekomst
  • Uit die projecten de 3 prioriteiten kiezen voor het komende halfjaar
  • Bijpraten

Rond die doelstellingen bouwden we een zeer gedetailleerd draaiboek op, dat de 4 uur die de bijeenkomst duurde, in tijdsblokken opdeelde. Download een template van dat draaiboek

Starten-stoppen-doorgaan

Een vraag die we ons daarbij stelden: wat kan al voor de vergadering gebeuren? We bereidden een presentatie voor met een terugblik op het voorbije halfjaar. Elk bestuurslid kreeg die toegestuurd met de vraag om op basis van daarvan feedback te geven in 3 punten: 

  1. waar moet vonk mee starten?
  2. wat moet vonk stoppen?
  3. waar moet vonk mee doorgaan?

De samenvatting daarvan bood meteen input voor een korte discussie en debriefing. Daardoor bleef er meer tijd over voor de belangrijkste doelstelling: brainstormen over projecten voor de toekomst. En zo konden we ook 1 uur overhouden voor een niet onbelangrijke doelstelling: bijpraten.

Tempo, afwisseling en voldoende pauzes

Live vergaderen kan inspannend zijn, maar dat geldt nog meer voor online vergaderen. Daarom bouwden we voldoende pauzes in: om de 45 minuten was er minstens enkele minuten pauze. We gaven dat ook mee bij de start van de vergadering, en zo hielden we iedereen gefocust.

Verder waakten we over een goed tempo en voldoende afwisseling in de vergadering. Discussies met de hele groep wisselden we af met break-outrondes in twee- of drietallen.

En dat we na 3 uur stevig denkwerk konden bijpraten bij een aperitief was ook een fijn vooruitzicht. Kitty bestelde daarvoor bij Cocktail Maison voor iedereen een aperitiefpakketje dat per post werd opgestuurd.

Gestructureerd brainstormen voor concrete actie

De grote valkuil van een brainstorm is dat het een resultaat oplevert dat te high level en te vrijblijvend is. En dat de uitvoerders voor het dilemma plaatst: wat moeten we nu eerst doen? Die valkuilen vermeden we met:

  • gestructureerde brainstorms: voor elk onderwerp vroegen we om deze 3 vragen te beantwoorden en dat te noteren op een gedeelde Google Presentatie:
    • de doelstelling
    • 3 tot 5 eerste actiepunten
    • KPI
  • een stemronde aan het einde om prioriteiten te bepalen: we bespraken 6 onderwerpen, maar wisten dat we er maximum 3 tegelijk konden aanpakken. Een eenvoudige stemming via een Google Spreadsheet leverde een heel eensgezind resultaat op.

Wat vonden de deelnemers?

Voorzitter Kathleen De Smedt: “Eigenlijk heb ik in dit concept nauwelijks iets gemist ten opzichte van een live vergadering. Er zat een goede afwisseling in, het was dynamisch en ik kreeg er energie van. Een extra verrassingseffect was dat je bij de break-outs nooit vooraf wist met wie je in zo’n groepje terechtkwam. Er zijn natuurlijk geen pauzes waar je even tussendoor kunt bijpraten, maar dat werd ruimschoots gecompenseerd doordat we tegelijkertijd ons aperitiefje klaarmaakten en samen klonken op een geslaagde bijeenkomst.”

Bestuurslid Martine Van Driessche: “Vroeger was ik sterke voorstander van een klassieke aanpak. Maar deze bijeenkomst heeft me doen inzien dat nieuwe technologieën echt een meerwaarde kunnen bieden.”

We gebruikten deze tools:

  • Zoom als vergaderplatform (Pro-licentie)
  • Gedeelde Google Spreadsheets en Presentaties om te stemmen en het resultaat van de brainstorms in te noteren
  • vonk-Spotifylijst voor muzikale pauzes

We gingen hier ons licht opsteken:

  • ‘No More Boring Webinars’-webinar van Cyriel Kortleven: werkvormen, tempo en afwisseling, het gebruik van gedeelde documenten om resultaten van brainstorms op te noteren en netwerkmogelijkheden voor interactieve bijeenkomsten
  • online workshop van LUDO: praktische tips op over het gebruik van Zoom voor interactieve bijeenkomsten
  • YouTube-filmpjes over functionaliteiten van Zoom (bv. break-outrooms) die we zelf nog niet getest hadden als host van een vergadering.

Ben je benieuwd naar wat vonk de komende maanden in petto heeft? Hou onze website en sociale media in de gaten!

Gepubliceerd op  dinsdag 28 juli 2020 00:00
Met de steun van