IoIC Live 2019: “Laat de mensen aan het woord”

1. Zelfde kwesties spelen hier en over het Kanaal

We zijn als internecommunicatieprofessionals in beide landen met dezelfde zaken bezig. Dat bevestigt me in onze overtuiging dat we bij vonk met de juiste kwesties bezig zijn. Die draaien rond deze 3 vragen:

1. Hoe kunnen we het verschil maken als interne communicatoren voor de betrokkenheid van medewerkers? Hoe nemen we hen mee in veranderingen? En hoe houden we hen gemotiveerd en betrokken doorheen die veranderingen?
2. Hoe kunnen we medewerkers klaarmaken voor de toekomst die voor de deur staat, die almaar digitaler is?
3. Hoe kunnen we onszelf beter verkopen als interne communicatoren binnen onze organisaties? Bij IoIC hebben ze daarvoor de ‘skills map’ ontwikkeld. Een soort routeplan dat je kunt gebruiken om je skills in kaart te brengen en te identificeren welke skills je nog verder kan ontwikkelen. Daarvoor bieden ze dan ook de gepaste opleiding aan.

2. Luister naar de verhalen van de mensen op de vloer

Er waren heel wat topsprekers die zeer inspirerend waren maar het verhaal van Nita Clarke is me het sterkst bijgebleven. Nita was medewerkster van Tony Blair toen die premier van het Verenigd Koninkrijk was. Ze is experte in medewerkersbetrokkenheid en voortrekker van diverse organisaties die hiervoor ijveren.

Ze zei dat we als interne communicatoren allemaal bezig zijn met goede verhalen te maken. Zo willen we de missie, visie en waarden van de organisatie tastbaar maken en verstaanbaar voor de medewerkers.

Wat we daarentegen vaak vergeten, is luisteren naar de medewerkers: hen aan het woord laten en ook iets doen met hun verhalen. We blijven als interne communicatoren nog te veel in top-downmodus.

Die verhalen kunnen in organisaties een drive zijn om zaken te veranderen en te verbeteren. Maar daarvoor moeten organisaties zich kwetsbaar durven opstellen.

Een mening die ook Sarah Meurer van Nestlé deelde. Zij vertelde over de eigen organisatie waar ze het verhaal van hoe omgaan met fouten en (te) lange procedures gebruikten om mensen eraan te herinneren dat iedereen intern fatsoenlijk met collega’s moet omgaan. Een medewerkster had zo’n 100 pond te veel betaald gekregen, en dat bedrag zou van haar rekening gedebiteerd worden. Door een fout was er per ongeluk zo’n 900 pond afgehaald. Maar ze was een alleenstaande moeder van 2 kinderen die het niet breed had. En tot overmaat van ramp gebeurde dit ook nog eens in de week voor Kerstmis. Tegen dat de fout rechtgezet was, waren ze een maand verder. En dit voorval had als resultaat dat ze haar kinderen niet de Kerst kon geven die ze wou. Dit verhaal blijft de organisatie rondgaan als concreet voorbeeld van hoe belangrijk het is dat iedereen fatsoenlijk met zijn collega’s moet omgaan, en zich daarbij niet achter processen of procedures mag verschuilen.

3. Visualisatie en gamification

Ten derde viel me op dat in heel wat cases sterke beelden en een goede vormgeving, al dan niet in de vorm van video, gebruikt werden. Het toont nog maar eens aan dat wij als mensen veel meer geraakt worden door beelden, en dat we die ook veel beter onthouden.

En ook vormen van gamification kwamen vaak terug, in de vorm van wedstrijden bijvoorbeeld. Bijvoorbeeld bij British Airways die precies dat wedstrijdelement meenamen in de viering van hun 100-jarig bestaan. Interessant omdat je op die manier de eigen medewerkers maar ook mensen van buiten de organisatie een stuk sterker bij je werking en je organisatie betrekt. Daar zie ik dan weer een parallel met bijvoorbeeld de cases uit onze gouden vonk-wedstrijd, waar die 2 elementen ook vaak ingezet worden.

Naast de topsprekers was het ook interessant om te zien hoe ze een aantal zaken in de rand organiseerden op dit congres, waar ze als IoIC hun 70ste verjaardag vierden. Ook daar konden we inspiratie opdoen, want vonk wordt ook 70 jaar in 2020. En dat zullen we ook vieren.