Gemeente vonk

Hoe efficiënt samenwerken, communiceren en verbinden met O365

O365 geeft werknemers de vrijheid om overal productief te zijn, real-time samen te werken op meerdere apparaten en betere beslissingen te nemen door inzichtelijke gegevensanalyse – zonder ooit de veiligheid op te offeren. Kernlid Annick Vandenheede ging op bezoek bij Microsoft en ontdekte er hoe O365 samenwerken en intelligent communiceren kan versterken en hoe medewerkers zich beter kunnen engageren op de werkplek.

Om te onthouden

Microsoft O365 is zoals SharePoint een blokkendoos met een waaier aan interessante apps. Daaruit kan je kiezen om je digitale werkomgeving uit te bouwen.

Het kloppend hart is Teams: de hub voor teamwork. Het is de plek waar je je dag doorbrengt om met collega’s, maar ook externe partners, samen te werken op documenten, taken te plannen, te converseren, een online meeting te houden…

Pas op voor de wildernis

De app biedt heel wat mogelijkheden maar vooraleer je Teams opzet, denk na hoe je dit best binnen je organisatie aanpakt. Al snel kan het uitgroeien tot een wildernis waar je het bos door de bomen niet meer ziet. En dat wil je natuurlijk niet. De meeste bedrijven kiezen daarom bij de start om het niet vrij te laten. Ze creëren Teams op basis van de departementen en business units binnen de organisatie.

De basis van goed samenwerken is natuurlijk openheid. Laat je het vrij, zorg dan zeker voor een strikte governance. Standaard krijg je in Teams een aantal niet te missen functionaliteiten. Hoe je dit verder inricht kies je zelf maar onthoud… Keep it simple!

Communicatie in alle richtingen

Dankzij social features van een publieke SharePoint-site, Yammer, je persoonlijke pagina in Delve kan je medewerkers met het merk, je bedrijf en elkaar betrekken en verbinden. Top-down en bottom-up communiceren, feedback en persoonlijke storytelling (blogging) smelten er samen.

The sky is the limit. Dankzij artificiële intelligentie krijg je een pak interessante slimme functionaliteiten en oplossingen. Zoals:

  • automatische vertaling
  • ondertiteling van live webinars en video meetings
  • sentimentanalyse van live webinars
  • chatbot
  • gegevensanalyse
  • design ideas in Excel en Powerpoint die de opmaak in een mum van tijd mogelijk maken

En dat soort van slimme oplossingen zal alleen maar toenemen.

Zelf apps maken

En alsof dat nog niet genoeg is, kan je met PowerApps & Flow het platform verder uitbreiden. Nieuwsgierig hoe je met ‘light’ ontwikkeling bijvoorbeeld praktische HR en Facility apps kan maken, duik dan zeker eens in de website van Microsoft.

Tot slot nog deze tip: kies slim en leer van andere bedrijven. Heel veel functionaliteiten, misschien te veel… Want hoe vermijd je dat medewerkers niet nog meer overstelpt worden met informatie, online gesprekken en notificaties? Tijdens het bezoek bij Microsoft pikte ik alvast een aantal interessante best practices op. Ga of referentiebezoek dus!

Begeleiding als sleutel voor succes

Hoe maak je van O365 een succes? Dat zal vooral afhangen van hoe je het vanuit change en communicatie uitrolt, ondersteunt, begeleidt en communiceert. Training over het gebruik maar ook over de voordelen ervan zijn cruciaal.

Ben jij al met O365 aan de slag? en wil je graag jouw ervaring, best practices, de do’s en don’ts delen? Laat het ons dan zeker weten.

Gepubliceerd op  dinsdag 18 juni 2019 00:00

Reacties

Benieuwd naar de reacties?
Word gauw lid of meld je aan als lid.
Met de steun van