Gemeente vonk

gouden vonk 2018 webinar: veelgestelde vragen

We kregen tijdens het gouden vonk 2018 webinar heel wat kijkersvragen binnen. Die konden we niet allemaal tijdens de uitzending behandelen. We beantwoorden ze hier.

Klik meteen door naar de vraag waar jij mee zit:

AG Insurance – onboarding app

  1. Ken je de redenen waarom sommige toekomstige werknemer de app niet gebruiken?
  2. Hebben jullie ook een app voor de medewerkers zelf (dus na de periode van indiensttreding) waar alle praktische informatie gebundeld wordt of wordt dit op een ander platform aangeboden?
  3. Gebruikten de medewerkers de toepassing 'jezelf voorstellen' ook effectief? Is er veel interactie of gaat het vooral om het bekijken van info?

Stad Gent - Mia

  1. Welke technologie werd gebruikt voor Mia?
  2. Wat was doorlooptijd van dit project (van opstart tot lancering)?
  3. Wanneer hebben jullie het gamification spel uitgerold en hoe werkt het?
  4. Over hoeveel niet-kenniswerkers op 8.000 collega's spreek je hier? Welke concrete acties onderneem je om hen ook wel online te krijgen? Krijgt iedereen een uniek Mia-adres?

AG Insurance – onboarding app

1. Ken je de redenen waarom sommige toekomstige werknemer de app niet gebruiken?

Op dit moment is de activeringsgraad van de app ongeveer 84%. We zijn heel blij met dit resultaat, gezien het gebruik van de app volledig vrijblijvend is.

Er staat geen informatie op die werkelijk noodzakelijk is om bij AG Insurance van start te gaan. Het is enkel een tool om onboardees extra te motiveren en te ondersteunen.

We houden er rekening mee dat er altijd medewerkers zijn die wat terughoudend zijn tegenover het gebruik van een app en voldoende hebben aan de informatie die al terug te vinden is op de websites van AG. Dit is echter een zeer kleine minderheid.

We houden ook rekening met de mogelijkheid dat ze de eerste activatiemail over het hoofd zien. Daarom sturen we sinds kort een herinneringsmail naar onboardees die na één week de app niet hebben geactiveerd.

We houden verder in het oog of dit de activeringsgraad nog kan doen stijgen.

2. Hebben jullie ook een app voor de medewerkers zelf (dus na de periode van indiensttreding) waar alle praktische informatie gebundeld wordt of wordt dit op een ander platform aangeboden?

Op dit moment hebben we nog geen app voor de medewerkers zodra ze in dienst zijn. Vanaf de eerste werkdag hebben ze toegang tot het AGnet, het intranet van AG Insurance. Hierop vinden ze alle nodige informatie terug.

Er is wel een nood aan een digitale werkplek voor medewerkers en de lancering van de onboarding app heeft dit nog meer naar boven gebracht. We werken dan ook aan een nog meer digitale werkplek, die eenvoudig te consulteren zal zijn via mobiele toestellen en waarbij samenwerking en interactie nog meer zal worden gestimuleerd.

We hopen dit in de loop van 2019 te kunnen lanceren.

3. Gebruikten de medewerkers de toepassing 'jezelf voorstellen' ook effectief? Is er veel interactie of gaat het vooral om het bekijken van info?

Ongeveer 43% van de onboardees hebben ondertussen een introductie en foto naar de manager doorgestuurd.

We hadden verwacht dat sommige medewerkers hierover misschien wat terughoudend zouden zijn en zijn dus best wel blij met dit resultaat. De manager ontvangt de introductie per mail en wordt door ons aangemoedigd om dit te delen met de collega’s, en vooral om ook een antwoord te sturen naar de nieuwe collega.

Talmundo, het bedrijf dat de app heeft gebouwd, bekijkt verder hoe ze nog meer interactie mogelijk kunnen maken. Zo is het de bedoeling om het mogelijk te maken voor de manager om een antwoord te sturen rechtstreeks in de app en zelfs eventueel een video op te nemen met de collega’s.

Dit zal de interactie volgens ons alleen maar ten goede komen.

 

Stad Gent - Mia

1. Welke technologie werd gebruikt voor Mia?

Open Source technologie, PHP – leverancier OpenSesame ICT

2. Wat was doorlooptijd van dit project (van opstart tot lancering)?

In 2015 werd een bestek uitgeschreven om een digitale werkplek te bouwen. Die digitale werkplek bevat verschillende componenten:

  1. Een thematisch intranet
  2. Een platform waarop medewerkers kunnen samenwerken (= sociaal intranet)
  3. Een document management systeem

In 2016 startten we met de bouw van de digitale werkplek.

In 2017 werden de redacteurs opgeleid en werd Mia stelselmatig gevuld met informatie.

In juni 2018 werd deel 1 (thematisch en sociaal intranet) gelanceerd voor de medewerkers. Het document management systeem wordt gelanceerd in 2019.

Dus globaal genomen een drietal jaar.

3. Wanneer hebben jullie het gamification spel uitgerold en hoe werkt het?

Bij de lancering hebben we een spel voorzien: ‘Ontdek Mia en win!’. Daarbij konden medewerkers via een aantal opdrachten kennismaken met de verschillende functionaliteiten van Mia. Ze moesten lid worden van een groep op Mia waarin de 5 opdrachten werden uitgelegd met bijhorende tips: je eigen profiel aanpassen, een favoriet aanmaken, een bericht liken, een pagina delen met een groep en een foto delen op een tijdslijn.

Als ze de opdrachten tot een goed einde brachten, konden ze hun naam doorgeven en kans maken op een waardebon van 250 euro, 175 euro of 100 euro voor de aanschaf van een gsm, smartphone of tablet. 300 medewerkers namen deel.

4. Over hoeveel niet-kenniswerkers op 8.000 collega's spreek je hier? Welke concrete acties onderneem je om hen ook wel online te krijgen? Krijgt iedereen een uniek Mia-adres?

Ongeveer de helft van onze medewerkers zijn niet-kenniswerkers.

Wat hebben wij al gedaan?

  • In de lanceringsperiode werden voor deze doelgroep specifieke infosessies voorzien.
  • Er werd een snelstartgids voor niet-kenniswerkers uitgewerkt. Deze was zeer laagdrempelig opgesteld en werd afgestemd met de doelgroep en kon aangevuld worden met informatie over hun dienst/werking op Mia.
  • Mia is ook mobiel toegankelijk waardoor medewerkers die voor hun werk geen computer nodig hebben ook eenvoudig onze digitale werkplek kunnen bereiken via smartphone of tablet.

Wat voorzien wij nu?

  • De diensten kunnen specifiek voor deze doelgroep ondersteuning op maat vragen. Interne communicatie bekijkt samen met een aantal personen uit de dienst zelf (bv. leidinggevende, communicatieverantwoordelijke, …) wat de noden zijn en hoe we hieraan tegemoet kunnen komen.
  • Er bestaat een traject ‘Allemaal digitaal’, dat wordt opgestart in 2019. De focus ligt daarbij op het communicatief bereiken van deze medewerkers en hen (meer) digitaal vaardig te maken. Eén van de componenten daarin is ook een hands-on opleiding voor een aantal basistoepassingen die binnen onze organisatie gebruikt worden, waaronder ook Mia.

Krijgt iedereen een uniek Mia-adres?

  • Al onze medewerkers hebben een eigen profiel op Mia en kunnen met hun e-mailadres aanmelden.
Gepubliceerd op  dinsdag 27 november 2018 00:00
Met de steun van