Inspirerend onboardingproces
Bij AG vinden we het belangrijk om onze nieuwe medewerkers een aangename en vlotte start te geven. Daarom hebben we de voorbije jaren hard gewerkt aan het uitbouwen van een inspirerend onboardingproces. Tot nu toe hebben we vooral het bestaande onboardingproces aangepakt: de eerste dagen en weken na de indiensttreding.
Met deze onboarding app breiden we onze focus uit naar de periode voor de indiensttreding, wanneer de onboardee vol enthousiasme uitkijkt naar zijn eerste werkdag. Het ideale moment dus om hem op een leuke manier kennis te laten maken met het bedrijf, de cultuur, strategie en nog veel meer.
Wanneer de eerste werkdag nadert, stijgt ook de spanning en wil de onboardee vooral veel praktische informatie ontvangen. Ook daarvoor is de onboarding app het ideale platform.
Hoe deze app er dan precies uitziet? Je krijgt alvast een voorsmaakje met de foto hiernaast.
Aanpak
Voor de creatie van deze app hebben we samengewerkt met Talmundo, een bedrijf dat hierin gespecialiseerd is. Zij bieden standaard een aantal bouwstenen aan waarmee we aan de slag konden gaan.
We wilden dit niet zomaar vanuit onze eigen hoek invullen. Daarom hebben we een enquête gelanceerd naar nieuwe medewerkers die de laatste 6 maanden in dienst zijn gekomen of nog in dienst moesten treden. In totaal hebben 136 personen (8 op 10) deze enquête volledig ingevuld.
We polsten naar het volledige onboardingproces: vanaf de sollicitatie tot enkele maanden na indiensttreding. Daarbij kwamen hun communicatienoden uitgebreid aan bod.
Om de uiteindelijke inhoud samen te stellen werd dus rekening gehouden met:
- de reële behoeften van de nieuwe medewerkers;
- de informatie die wij zelf aan onze nieuwe medewerkers willen doorgeven;
- de mogelijkheden van de app.
Principe
Tijdens de contractondertekening wordt de nieuwe medewerker geïnformeerd over het bestaan en de voordelen van de onboarding app. Daarna ontvangt hij een persoonlijke uitnodiging per mail om de app te installeren. Vanaf dat moment wordt de informatie gradueel beschikbaar in de app. Naarmate de eerste werkdag nadert, krijgt men steeds meer praktische info. De onboardee ontvangt een mail, telkens er nieuwe info beschikbaar wordt.
Promotie
Op 25 juni 2018 werd de onboarding app gelanceerd. De allereerste gebruikers zijn een groep van 65 onboardees die ondertussen al hun contract getekend hebben en in de komende weken en maanden in dienst treden. Zij werden hiervan telefonisch op de hoogte gebracht.
Ook intern hebben we de lancering van de app in de kijker geplaatst. Medewerkers werden gemotiveerd om deze nieuwe communicatietool promoten op social media.
Vanzelfsprekend werd ook extern de nodige ruchtbaarheid gegeven aan deze lancering via een persbericht, een bericht op de jobsite en promotie op onze verschillende social mediakanalen.
In het najaar komt een tweede wave, met onder meer getuigenissen van nieuwe medewerkers en een Digital Café.
Resultaten
Sinds de lancering van de app hebben ongeveer 82 onboardees een uitnodiging ontvangen.
Meer dan 75% of 3 op 4 hebben zich ondertussen ook al geconnecteerd. Vooral de praktische informatie werd al zeer vaak bekeken maar ook de bedrijfspagina’s zijn zeer druk bezocht.
