Een app inzetten op je evenement? Wij deden de test

Tijdens het afgelopen vonk-congres gebruikten we voor het eerst een event-app. Hoe kijken we daarop terug? We lijsten onze ervaringen voor je op.

Vlotter communiceren met je deelnemers

Vooraf kun je gerichter communiceren met je deelnemers. Een mail sturen naar elke deelnemer met zijn of haar persoonlijk programma gaat heel snel. Je kunt ook segmenteren: alleen mailen naar deelnemers van één bepaalde sessie of naar wie de app nog niet downloadde. Vroeger moesten we daarvoor trucjes uithalen met Excel, nu is het simpelweg een kwestie van de juiste doelgroep aanvinken.

In de app hebben deelnemers bovendien altijd de meest actuele informatie staan. Een last-minute verandering? Het is geen synoniem meer voor chaos. Met papier lukt dat nooit helemaal. En zo verloopt een evenement simpelweg vlotter.

Grote groepen bevragen

Via de app kun je tijdens je evenement snel feedback vragen aan je deelnemers – hoe groot de groep ook is. Ze kunnen reageren op vragen en stellingen, zelf vragen stellen aan de spreker(s) en pollvragen beantwoorden. De antwoorden en reacties kun je meteen op het scherm laten zien. Zonder zo’n app is dat een stuk moeilijker of zelfs onmogelijk.

Makkelijk meten

Na elk onderdeel van het evenement krijgen de deelnemers een pushmelding met de vraag om de sessie die ze volgden te scoren. En ook aan het eind van het evenement vroeg de app hen meteen om een korte evaluatie in te vullen. Liefst 78 deelnemers vulden die in: goed voor de helft van de deelnemers. Vroeger stuurden we de dag nadien een online enquête, die maar een derde van de deelnemers invulde. Dankzij de app kregen we nu dus rijkere feedback.

Al doende leer je

Het was de eerste keer dat we met de app en het bijbehorende registratieplatform werkten. Dat betekent dat je al doende leert. Niet altijd evident en wat wennen in het begin, maar wij vonden het zo gebruiksvriendelijk dat dat nadeel niet opwoog tegen de vele voordelen.

We merkten ook bij de sprekers nog wat koudwatervrees om de app te gebruiken voor interactie. Daaruit leren we dat we hen sneller moeten betrekken en uitgebreider informeren.

Plan B? Nauwelijks nodig gehad

Voor het congres vroegen we ons af: zouden deelnemers die de app niet hadden gedownload niet verloren lopen? Nee, zo bleek. Voor de zekerheid hadden we daarom 10 bundeltjes met het programma en de deelnemerslijst afgedrukt. Daarvan hebben we er amper enkele moeten uitdelen.

Vonk werkte samen met Yellenge voor deze event-app. Maar er bestaan nog andere aanbieders.