VRT bedankt collega’s en brengt ze samen met een online personeelsfeest

Eind juni houden ze bij de VRT elk jaar een zomerdrink: op het grasveld onder de VRT-toren komen kraampjes met eten, achter de bar staan leidinggevenden te tappen en wanneer het een sportzomer is, dan staat er een groot scherm waarop alle collega’s samen naar het voetbal kijken. “Het werd al snel duidelijk dat dat voetbal er niet zou zijn dit jaar”, vertelt Lesley Hernalsteen, verantwoordelijke interne communicatie.

Enige optie: digitaal

“Maar dan bleef het dilemma: kunnen we iets live organiseren? We onderzochten verschillende pistes, zoals meerdere kleinere evenementen organiseren, en gingen praten met onze preventie-adviseur. Een kleine maand geleden werd duidelijk dat de enige veilige optie een digitaal evenement was.” Uiteindelijk werkten Lesley en haar collega’s het evenement in drie weken tijd uit: een krachttoer.

Bedanken en verbinden

“Onze doelstelling waren: collega’s samenbrengen, ze bedanken voor hun inzet en samen herinneringen creëren”, zegt Lesley. “Eerst dachten we aan een muziekshow, maar al snel werd duidelijk dat het veel meer moest zijn. Dat we een online evenement moesten creëren dat heel interactief was, en dat “van ons” was, waar je de hele VRT in voelt. Dus meerdere presentatoren die alle netten vertegenwoordigen in plaats van één presentator.” Zo presenteerde Bouba van Studio Brussel het muziekgedeelte, en becommentarieerde Sporza-journalist Ruben Van Gucht de wedstrijd tussen leidinggevenden als was het een voetbalmatch.

Collega’s kiezen de muziek

Voor de inhoud kozen ze drie pijlers: muziek, humor en interactie. “We waakten over een goed tempo en veel afwisseling. En we hadden veel ideeën maar besloten alles samen te ballen in een show van één uur. We kozen om te beginnen een coverband die van alle markten thuis is. Zo konden we daarin ook interactie brengen: collega’s konden vooraf via het intranet en tijdens de show via de chat stemmen voor nummers.”

Met jezelf kunnen lachen

Voor humor zorgden onder meer acteur en comedian Erhan Demirci en actrice Maaike Cafmeyer. Via kleine interventies brachten ze wat zelfspot in de show. “Dat past bij onze organisatie”, aldus Lesley. En er was de zomerse en zeer grappige ‘grote mobilhomequiz’ met comedian Han Solo. “In de chat konden de collega’s antwoorden op de vragen, weer interactie.”

Andere interactieve elementen waren bijvoorbeeld de chatberichten die in een balkje onderaan in beeld kwamen, net als twee vakjes waarin collega’s in beeld kwamen die hun video opgezet hadden.

The Boss Battle

Als rode draad doorheen de show was er ‘The Boss Battle’, waarin leidinggevenden het tegen elkaar opnamen. “We kwamen op het idee omdat onze leidinggevenden achter de bar staan tijdens Reyers Zomert. We wilden hen dus ook betrekken in deze show. We lanceerden een oproep op het intranet: medewerkers konden hun baas nomineren om deel te nemen. Een oproep die echt leefde en veel succes kende. Eén van de deelnemers noemde het een sterke vorm van teambuilding.”

Scoutsgehalte

In verschillende rondes namen leidinggevenden het tegen elkaar op: ze moesten zo snel mogelijk een aantal opdrachten vervullen. “Het scoutsgehalte was hoog, wat maakte dat ze uit hun comfortzone moesten komen. Sommigen hadden misschien wat schroom om mee te doen, maar uiteindelijk gooide elke deelnemer zich volop in de wedstrijd.” De winnaar won een aperitief voor heel zijn team.

Warm maken via intranet

Hoe maakten ze de collega’s warm om deel te nemen aan de online show? Met een originele uitnodiging met aperitief. “Tien dagen voor de show stuurden we een save the date uit. Vanaf dat moment zetten we elke dag ook een element van de show in de kijker op ons intranet. Bijvoorbeeld een oproep voor The Boss Battle of een wedstrijd waarbij een select groepje winnaars de show live kon meemaken in de Marconi-studio.”

Uitnodiging met aperitief

“En vanaf één week vooraf konden alle medewerkers een aperitiefzakje afhalen, met daarin een drankje, nootjes, een feestaccessoire en ook de uitnodiging. Een leuk bedankje, en uiteindelijk bied je op een feest ook iets te drinken en te eten aan.” Als geheugensteuntje stuurden ze de dag zelf ook twee e-mails uit: één ’s morgens en één een kwartier voor de start.

Als platform kozen ze Zoom. “We schreven een handleiding voor collega’s die het nog niet gebruikten, zodat iedereen kon meedoen. En als plan B liep er ook een livestream via YouTube.”

Succesvol evenement

Lesley blikt heel tevreden terug. “Normaal komen er zo’n 650 collega’s naar de live-editie. Nu hadden we op zeker moment 580 kijkers, en een gemiddelde doorheen de show van zo’n 450 kijkers. Als we daar dan nog de toeschouwers in de Marconi-studio bijtellen en de groepjes collega’s die samen op hun werkplek keken, dan mogen we wel stellen dat we ongeveer evenveel mensen bereikten met dit evenement.” En wie de show niet live kon bijwonen, kan ook nog de opname herbekijken via het intranet.