Klik meteen door naar de vraag waar jij mee zit:
- Gebruik je Speakap enkel 1 op 1 of is er ook een groepsdialoog mogelijk?
- Kan je een aantal voorbeelden geven van interactiviteit die de app mogelijk maakt?
- Gaat alle info naar alle medewerkers, of kan je segmenteren?
- Kan dit ook niet in Yammer worden gerealiseerd? Wat zijn de verschillen?
- Hoe werkt de beveiliging van die app eigenlijk? Hoe beheer je wie de app downloadt en gebruikt (zeker met werknemers die geen digitale login of identificatie hebben voor het bedrijf)?
- Wat is de relatie tussen interne communicatie en HR? Wie reageert op kritische commentaren? Op specifieke vragen? Het is belangrijk dat interactie snel gebeurt. Hoe lang duurt het gemiddeld voor iemand een antwoord krijgt?
- Stel dat er kritiek komt in de app. Hebben jullie dan geen schrik dat dit interactieve kanaal ervoor zorgt dat de negatieve sfeer sneller invloed heeft op andere medewerkers?
- Hoe heeft Scania de medewerkers gemotiveerd om deel te nemen i.p.v. persoonlijke kanalen te gebruiken?
1. Gebruik je Speakap enkel 1 op 1 of is er ook een groepsdialoog mogelijk?
Speakap gebruik je zowel voor individuele gesprekken als voor groepsgesprekken.
Individuele gesprekken doe je met de chatfunctie, hoewel je ook meerdere mensen in een groepschat kan bereiken.
Groepsgesprekken kun je op verschillende manieren uitsturen:
- Naar iedereen, dus alle medewerkers, onder de vorm van een nieuwsbericht of een update (post) op de tijdslijn
- Naar iedereen binnen een afdeling of een team
- Naar iedereen in een specifieke groep met collega’s vanuit een bepaalde rol of interesse, bijvoorbeeld: projectgroepen, leidinggevenden, directieteam, veiligheid, sporters, ...
2. Kan je een aantal voorbeelden geven van interactiviteit die de app mogelijk maakt?
Via Speakap kun je als medewerker
- Likes en comments geven op updates en nieuwsberichten.
- Polls beantwoorden en daar een like of comment bij geven.
- Zelf een update (post) of poll plaatsen binnen je team of afdeling of binnen een groep waar je deel van uitmaakt.
- Privéberichten sturen naar één of meerdere personen (chatfunctie).
- Je aanwezigheid aangeven voor evenementen en daar ook likes en comments op geven.
- Herbekijk het webinar
3. Gaat alle info naar alle medewerkers, of kan je segmenteren?
Segmenteren kun je
- volgens organisatiestructuur (of daar een slimme afgeleide van)
- volgens groepen (vanuit rollen, functies en interesses)
De organisatiestructuur zit er relatief ‘vast’ in. Groepen kun je bijmaken naargelang de noden en kunnen openbaar zijn, besloten, privé of geheim.
4. Kan dit ook niet in Yammer worden gerealiseerd? Wat zijn de verschillen?
Yammer is een interactief communicatieplatform. Je kunt er net als in Speakap berichten posten, foto’s en documenten delen, open en gesloten groepen maken en reageren op elkaars berichten. En er bestaat een app van, zodat je het ook op je smartphone kunt gebruiken.
Speakap biedt daarboven de mogelijkheid om privéberichten te sturen. Elke gebruiker heeft als startpagina zijn persoonlijke tijdslijn. Daarin verschijnen alle berichten van de groepen waar die toe behoort. In Yammer moet je daarentegen in elke afzonderlijke groep kijken om te zien of er updates zijn.
Speakap biedt de mogelijkheid om een whitelabel app te maken, waardoor je app een naam en een huisstijl krijgt die past bij die van je organisatie.
Yammer is een deel van de Microsoft Suite en kan dus door elke gebruiker van dat pakket worden gebruikt. Speakap kan door elke werknemer gebruikt worden die thuis beschikt over een smartphone of laptop, of die nu een professioneel e-mailadres heeft of niet.
5. Hoe werkt de beveiliging van die app eigenlijk? Hoe beheer je wie de app downloadt en gebruikt (zeker met werknemers die geen digitale login of identificatie hebben voor het bedrijf)?
Speakap draait in een private cloud-omgeving waar enkel die gebruikers in komen die vanuit de organisatie een uitnodiging ontvangen om hun account te activeren. De uitnodiging voor toegang tot de app start dus altijd vanuit een gecontroleerde rol binnen de organisatie (en/of geautomatiseerd door een user-sync met een HR- of ICT-bronsysteem).
Zodra hun account is aangemaakt, worden gebruikers ook uitgenodigd om de native app te installeren. Dat is ofwel de standaard Speakap-app of alternatief de ‘branded’ whitelabel-app van de organisatie. In geval van de whitelabel-versie, kan een gebruiker de app vanuit de stores alleen installeren na inwisseling van een persoonlijke downloadcode. Ook beheer via een MDM-applicatie (mobile device management) behoort tot de mogelijkheden.
6. Wat is de relatie tussen interne communicatie en HR? Wie reageert op kritische commentaren? Op specifieke vragen? Het is belangrijk dat interactie snel gebeurt. Hoe lang duurt het gemiddeld voor iemand een antwoord krijgt?
Scania heeft een policy voor reactiebeheer opgesteld waarin duidelijk wordt omschreven wie in de organisatie welke rol heeft in welke situatie.
Bij Scania heeft de direct leidinggevenden een grote rol hierin. Hij/zij kent zijn medewerkers het best. De algemene regel daarbij is dat er geen discussies plaatsvinden op het forum zelf, maar dat er, bij ongepaste commentaar, een persoonlijk gesprek wordt aangegaan.
Wanneer er specifieke vragen zijn voor HR, dan antwoorden zij daarop. Dat wordt bij Scania gestroomlijnd doordat HR een aparte groep heeft waarvan iedereen lid is. Op die manier wordt het HR-nieuws gebundeld en is het ook duidelijk dat de vragen daar door HR beantwoord worden.
Bij specifieke vragen die gesteld worden op de algemene tijdslijn, zal de communicatie-afdeling de betrokken persoon of afdeling verwittigen en reageren op de reactie dat de vraag werd doorgegeven. Nadien zal de communicatie-afdeling erop toe zien dat er binnen de 24 uur gereageerd wordt met een antwoord op de vraag.
7. Stel dat er kritiek komt in de app. Hebben jullie dan geen schrik dat dit interactieve kanaal ervoor zorgt dat de negatieve sfeer sneller invloed heeft op andere medewerkers?
Een heel terechte vraag die heel wat bedrijven zich trouwens stellen. Niemand wil een open ‘klaagmuur’ creëren.
Kritiek is welkom voor ons zolang deze constructief aangebracht wordt. Wanneer dat niet het geval zou zijn, rekenen wij (Scania) op onze policy voor reactiebeheer. Door een rolverdeling worden reacties verschillende keren per dag gemonitord. Er kan dan snel ingegrepen worden.
Negatieve reacties kunnen ook op de werkvloer voorkomen en zich daar verspreiden. Dat is in de app niet anders. Het voordeel van de app is dat je heel snel kan reageren naar een grote groep mensen toe, en dit op een gepaste manier (vb. met een videoboodschap van de directie waarin je begrip toont maar waar je ook de feiten op een rijtje kan zetten en meer uitleg kan geven).
De praktijk toont dat dit heel goed meevalt. Kritiek moet kunnen en kan in bepaalde mate zelfs verhelderend en inspirerend werken. Wij hebben binnen Scania een duidelijk gebruikscharter opgesteld waarin we users op voorhand informeren wat de intentie is van de app en welk gedrag en welke maturiteit wij verwachten van onze mensen. Ook de mate en gradatie van kritiek zijn daar mee in opgenomen. Bij het activeren van hun account en/of bij wijzigingen in het charter, zal de gebruiker zijn akkoord bevestigen bij het opstarten van de service. Elke gebruiker is bekend want die is gekoppeld aan een e-mailadres.
Ook het feit dat er binnen elke entiteit (business unit/team/afdeling/groep) ook altijd minstens één admin zit (meestal een leidinggevende), is er ook automatisch een vorm van ‘sociale’ controle. Voor elke post of bericht is het bovendien mogelijk om de like- en commentaar-functie af te zetten.
8. Hoe heeft Scania de medewerkers gemotiveerd om deel te nemen i.p.v. persoonlijke kanalen te gebruiken?
De campagne voor de start van de app is helemaal anders gelopen dan gepland. Scania is hierin erg geholpen geweest door het coronavirus en het gegeven dat veel medewerkers op dat moment naar informatie zoeken. Daarnaast zijn we ervan overtuigd dat er veel creatieve manieren zijn om medewerkers aan te sporen. Maak vooral heel duidelijk welke voordelen er voor de gebruiker aan vasthangen.
