1 Herbekijk je kanaalkeuzes
Medewerkers zijn meer verspreid dan ooit. Hen bereiken waar ze zijn is daarom een essentieel onderdeel van effectieve communicatie. Ze zijn thuis, op de baan, op kantoor of nog ergens anders. De juiste kanalen aanboren om hen te bereiken is nu dus nog belangrijker dan het al was. Het kanaal dat je kiest is best aangepast aan de doelgroep, de inhoud en het doel van de boodschap. Chauffeurs bereik je namelijk niet door mededelingen te verspreiden in het hoofdkantoor. Voor hen is bijvoorbeeld een mobile first aanpak beter, maar dat werkt dan weer niet bij fabrieksmedewerkers die geen telefoon op zak hebben. Zo is het voor iedere doelgroep een ander verhaal. Een grondige kanaalcheck is dus aangeraden voor om zeker te zijn dat de kanaalkeuze goed zit. Een manier om zo’n check uit te voeren is door een customer journey uit te werken voor elk kanaal. Breng de sleutelmomenten van je medewerkers in kaart en onderzoek op welk moment van de (werk)dag de medewerker met een kanaal in contact komt. Wees je daarbij bewust van welke informatiebehoefte de medewerker op ieder moment heeft. Op dat onderzoek kan je een efficiënte en effectieve mix bouwen. Het customer journey canvas van Design A Better Business kan je daarvoor als leidraad gebruiken. We hebben er alvast een voor jou ingevuld. Gebruik het gerust als voorbeeld. Onthoud ook vooral dat het niet enkel gaat om het kiezen voor het juiste kanaal, maar vooral om het samenstellen van de juiste mix.
2 Blijf welzijn op de kalender zetten
Nu we stilaan het nieuwe normaal gaan inrollen, glijden we langzaam aan weer naar ‘business as usual’. Jammer, want dat bestaat niet meer. De coronacrisis heeft de grote pijnpunten van het normaal blootgelegd en daar moeten we aandacht aan blijven schenken. Welzijn heeft de aandacht gekregen die het verdient, maar om een duurzame oplossing te bieden, moeten we het zuurstof blijven geven. Een recent onderzoek van McKinsey stelt dat de helft van alle werknemers aangeeft dat ze enigszins uitgeput zijn. Dat is nefast voor het welzijn van de medewerkers. Dat hun welzijn verzorgd wordt is van groot belang voor de gehele organisatie. Het zorgt voor meer betrokkenheid, meer productiviteit, minder verzuim en minder personeelsverloop. Als communicatiemedewerker kan jij mee zorg dragen voor het welzijn van iedereen binnen je organisatie. Bied medewerkers erkenning, schep verbondenheid en zet in op het informele. Veel medewerkers werken weer thuis en lopen elkaars gezelschap mis. De koffiekamer en wandelgangen blijven leeg, de fijne gesprekjes moeten dus van ergens anders komen. Als internecommunicatiespecialist kan je online alternatieven faciliteren en nieuwe kanalen aanboren. Audiovisuele producties zoals radioshows en podcasts worden steeds populairder. Durf ook met deze nieuwe kanalen te experimenteren.
3 Meet je communicatie
Data worden steeds belangrijker in verschillende communicatiedisciplines. Dat geldt ook voor interne communicatie. Data tonen aan hoe effectief je communicatie is en op welk vlak er nog werk aan de winkel is. Zo weet je of je boodschap ook echt is aangekomen, of je je doelstellingen bereikt hebt, of je communicatie kwalitatief genoeg is en of je je communicatiemix juist inzet. Zeker nu die mix, met de verspreide medewerkers opnieuw bekeken moet worden, is meten geen slecht idee. Daarnaast krijg je een idee over de mate van betrokkenheid van de medewerkers. Naast de inzichten over je effectiviteit, heb je met cijfers ook een mooie tool in handen waarmee je senior management kan overtuigen van het belang van interne communicatie. Let wel op. Er is een verschil tussen het meten van output en outcome. Wanneer je output meet, krijg je cijfers waar je niet echt iets mee kan. Output is het aantal personen dat je mail heeft geopend, het aantal aanwezigen in een uiteenzetting van het management over de bedrijfsresultaten van de afgelopen periode. Je meet dus beter outcome, de impact van wat je communicatie teweegbrengt: meet welke acties er uit je communicatie volgen en in welke mate je boodschap is begrepen.
4 Plaats de employee experience in een digitale realiteit
Een employee experience heeft een directe invloed op de betrokkenheid van de medewerkers. Het is de som van alle interacties van een persoon met de organisatie waar die bij werkt. Die experience is de laatste tijd sterk veranderd. Vele stappen van het onboardingproces en loopbaantraject gebeuren online. Dat wil zeggen dat er dikwijls een hoge drempel ligt bij de verbondenheid van die medewerker met zijn collega’s, zijn werk en zijn organisatie. Effectieve interne communicatie die vertrekt vanuit de employee experience als geheel is daarom belangrijk om toch aan die verbondenheid te bouwen. De medewerker moet weten hoe hij deel uitmaakt van de missie en visie van het bedrijf en wat er binnen en buiten het bedrijf speelt. Daarnaast moet de aandacht gaan naar verdere ontwikkeling, zowel op persoonlijk als professioneel vlak.
5 Communiceer verbindend over terug naar kantoor gaan
We zitten voorlopig nog even thuis, maar wanneer ook deze coronagolf gaat liggen, zullen we weer met zijn allen naar kantoor weerkeren. De communicatie daarrond is belangrijk. Het verschil tussen ‘we moeten weer naar kantoor’ en ‘we mogen weer naar kantoor’ ligt in jouw handen. Een open, doordachte conversatie over het onderwerp is aangeraden. Al te vaak worden er starre regels opgelegd zonder te erkennen dat zo veel thuiswerk geen luxe was, maar grote moeite kostte. Bij de communicatie is het belangrijk te benadrukken waarom de medewerkers terug moeten komen. Flauwe, vage excuses als ‘voor de bedrijfscultuur’ zijn uit den boze. Wees specifiek in het doel en de redenen waarom kantoorwerk belangrijk is en lijst op welke soorten taken de medewerkers best fysiek samen doen. Erken daarnaast ook de impact op de work-life balance. Het gezinsleven combineren met een job is een moeilijke puzzel. Geef je medewerkers daarom de handvaten die ze nodig hebben om zich in dat doolhof te navigeren. Grijp ook de kans om over de nieuwe policy in discussie te gaan, laat het geen top-down communicatie zijn. Betrek de medewerkers in het proces van de regelgeving, dan is het waarschijnlijker dat ze tevreden zijn met de outcome.
