Gemeente vonk

5 aanbevelingen voor interne communicatie na 1 jaar corona

Vonk onderzocht samen met ECHO wat het ‘corona-effect’ op interne communicatie is. We formuleren hier 5 aanbevelingen gebaseerd op dit onderzoek.

1. Speel je rol als ‘thermometer’

De rol van interne communicatie als thermometer van motivatie en welbevinden wordt steeds duidelijker. Als interne communicator sta je midden in de organisatie en ben je de brug tussen verschillende diensten en doelgroepen.

Dat is ook de positie waar de toekomst van interne communicatie ligt, waar Peter Op de Beeck naar verwees met het “atomium-model” in het vonk-boek Strategisch verbinden:

“Voor mij is interne communicatie een op een te vergelijken met de centrale bol van het Atomium. Het is de bol die een eigen, unieke positie inneemt. Terwijl de andere acht bollen mooi passen in ruimtelijke vierhoeken, staat deze bol eigenlijk apart. Hij behoort niet tot een van de zijden (lees: delen van de organisatie), maar houdt de ganse structuur wel bij elkaar door middel van de verbindingen.
(…)
Het is onze rol als internecommunciatieprofessionals om de afdelingen en de medewerkers van de verschillende afdelingen over de departementsgrenzen heen met elkaar in contact te brengen, de dialoog te bevorderen en zo een sfeer van vertrouwen, veiligheid en begrip voor elkaar te initiëren en te onderhouden. En net omdat interne communicatie niet tot één specifieke afdeling behoort, kunnen we vrij contacten leggen met iedereen, op alle niveaus. Zo zit je als interne communicatie op de eerste rij en weet je wat er overal in de organisatie leeft.”
(Peter Op de Beeck, Strategisch verbinden. Impact en engagement genereren met interne communicatie. Borgerhoff & Lamberigts en vonk, 2020, p. 156)

Wat heb je nodig om deze centrale brugfunctie te kunnen vervullen?

  • In de eerste plaats heb je een intern netwerk nodig, bij wie je informatie over de stand van die ‘thermometer’ kunt opvragen.
  • Ten tweede heb je ook de vaardigheden nodig om wat er gebeurt in de organisatie te capteren en te meten.

Leren hoe je de impact van je communicatie meet? Schrijf je nu in voor de online masterclass Communicatie meten 

2. Aandacht voor moeilijk bereikbare doelgroepen

Als organisatie moet je waken over de doorstroming van interne communicatie naar alle doelgroepen met extra aandacht voor moeilijk bereikbare doelgroepen. Dit betekent dat je moet zorgen voor de geschikte kanalen en voor voldoende duidelijkheid, zodat je die doelgroepen effectief bereikt en zodat ze jouw boodschap begrijpen.

Een eerste stap die je kunt zetten om de doorstroming van informatie te verbeteren, is je kanalenmix in kaart brengen. Dat geeft je inzichten in:

  • Is de frequentie van de communicatie goed?
  • Zetten we voldoende kanalen in die inzetten op de verschillende doelstellingen? Vaak zijn er veel informerende kanalen. Maar zijn er ook genoeg die mensen betrekken en dialoog mogelijk maken?
  • Bedienen we al onze doelgroepen genoeg?
  • Zet ik mijn budget goed in?
  • Zijn er gaten in deze mix?

Wil je hier zelf mee aan de slag? Vraag onze gratis template aan

Een extra uitdaging voor onze kanalenmix en -strategie komt er binnenkort aan, wanneer hybride werken de norm wordt in heel wat organisaties. Wil je alvast voorsprong nemen? Schrijf je nu in voor de online workshop Interne communicatie en hybride werken. 

3. Capteer verhalen

Zorg dat je in staat bent om de verhalen op de werkvloer te capteren. Die dan ook op een toegankelijke en aantrekkelijke manier – of het nu met tekst, video, foto, audio of een combinatie daarvan is – in de organisatie verspreiden, geeft medewerkers de kans om over de grenzen van hun team en projecten te kijken. Zo stimuleer je verbondenheid binnen je organisatie.

Stad Brugge zet verhalen in als verbindend middel onder de slogan ‘Gie zie beire’. Lees meer in het interview met Maaike, Hanne en Annelies van het team interne communicatie.

Hoe pak je dat aan, regelmatig content maken die de verbinding tussen organisatie en collega’s versterkt? Schrijf je nu in voor de online opleiding De kracht van content.

4. Verlies spontane contacten en feestelijke momenten niet uit het oog

De virtuele koffiekletsmomenten, e-pero’s en online lunches waren een jaar geleden legio. Maar in heel wat organisaties werd dit soort initiatieven door een groeiende ‘zoom-moeheid’ afgebouwd. Begrijpelijk maar toch jammer, want zo gaat de mogelijkheid om spontaan contact te hebben met collega’s en successen te vieren verloren. En net dat houdt motivatie en drive op peil.

Het feit dat je het blijft aanbieden, is in dat opzicht belangrijker dan het aantal mensen dat er keer op keer op blijft afkomen. Het is een signaal aan medewerkers dat je organisatie dit belangrijk vindt. En niet alleen het internecommunicatieteam moet hierop blijven inzetten, maar ook het managementteam moet hiervoor aandacht hebben. Als manager of teamleider deelnemen aan feestelijke momenten, en – nog beter – ze helpen organiseren, is een sterk teken van appreciatie voor je team.

Inspiratie nodig voor zulke feestelijke momenten? De VRT hield vorig jaar een online personeelsfeest. Verantwoordelijke interne communicatie Lesley Hernalsteen vertelt hoe ze dat aanpakten in dit artikel.

5. Van instructies geven en geruststellen naar verbondenheid en welbevinden stimuleren

Tijdens een langdurige crisis moet de aandacht geleidelijk evolueren van instructies geven en geruststellen, naar verbondenheid en welbevinden stimuleren.

De presentatie die Katja Werbrouck (voorzitter van ABCi en consultant bij Moodfactory) gaf eind februari tijdens een webinar van vonk, Kortom, ABCi en WBcom, was op dat vlak een wake-upcall.

Als één van de voornaamste informatienoden duidden medewerkers de strategie van hun organisatie aan. Dat is een teken van de nood aan verbondenheid met het grotere geheel. Medewerkers willen weten wat hun plaats is in de organisatie, en hoe hun werk bijdraagt aan dat grotere geheel. En dat is iets waarover ze in dialoog willen gaan, en niet gewoon artikels over willen lezen op het intranet.

Tot slot is aandacht hebben voor de frequentie, de tone of voice en de aanpak van je communicatie, en daarmee welbevinden ondersteunen bij collega’s, ook waar klinisch psychologe Elke Van Hoof voor pleit in een recent artikel in Het Nieuwsblad. De tijd dat doemscenario’s werkten, is voorbij, zegt ze, integendeel, het doet mensen afhaken – zowel mentaal als in het opvolgen van de maatregelen.

Leidinggevenden spelen een belangrijke rol in het stimuleren van verbondenheid en welbevinden, zo blijkt uit verschillende onderzoeken. Wil je beter gewapend zijn om hen hun communicatierol te helpen? Schrijf je in voor de masterclass Leiderschapscommunicatie. 

Meer weten?

Ben je benieuwd naar de resultaten van het onderzoek naar het corona-effect op interne communicatie?

Foto: Het online personeelsfeest van de VRT in juni 2020.

Gepubliceerd op  dinsdag 23 maart 2021 00:00